Утро вторника, у администратора телефон в руке и три открытых диалога, и в каждом один и тот же вопрос: «а на четверг можно?». Разберём, как ИИ-сотрудник отвечает на него сам — предлагает время, записывает и напоминает — и где проходит граница с обычной заявкой на запись. Это сценарий на возможностях платформы, конкретного клиента здесь нет.
Как это устроено
Календарь подключается по CalDAV — открытому протоколу, который поддерживают Яндекс.Календарь, Mail.ru, Nextcloud и корпоративные серверы. Сотрудник видит занятость и внутри рабочих часов находит окна. Диалог выглядит так: «Хочу на чистку в четверг» — «Свободно: четверг 10:00, 11:00, 15:00. Какое удобно?» — «В три» — и в вашем календаре появляется событие с именем, телефоном и ссылкой на переписку. Администратор открывает событие и по ссылке видит, о чём договаривались, не переспрашивая.
Перенос — словами: «а можно на пятницу вместо четверга?» — старая запись снимается, ставится новая. Отмена — тоже словами, без форм и кнопок. За несколько часов до визита сотрудник напоминает в том же канале, где шёл разговор; текст напоминания — ваш.
Рабочие часы, выходные, длительность приёма и текст напоминания настраиваются в кабинете. Занятое время сотрудник берёт из самого календаря: что в нём стоит — то занято, будь то запись, обед или отпуск мастера.
Чем это отличается от заявки
На тарифах ниже «Департамента» календаря нет, и сотрудник ведёт себя иначе: собирает заявку на запись — имя, телефон, услуга, удобное время, — а слот подтверждает человек. Там он не имеет права сказать «записал вас на вторник», и это правильно: обещание без сверки с журналом — конфликт у стойки. Разница между режимами не в вежливости, а в том, кто отвечает за время: в первом — календарь, во втором — администратор.
Как подключить
Календарь на «Департаменте» не включается кнопкой — его внедряют в рамках обязательной настройки. С вашей стороны нужно три вещи. Календарь, который станет единственной правдой о занятости: если мастера пишут в бумажный журнал, а календарь заполняют «потом», сотрудник будет предлагать занятое время. Доступ по CalDAV к этому календарю — обычно это отдельный пароль приложения, а не пароль от почты. И решение о рабочих часах, выходных и длительности приёма — их вы задаёте в кабинете.
Дальше — тестовая запись с вашего же телефона: попросите время, перенесите, отмените, дождитесь напоминания. Прошли все четыре шага — можно выпускать сотрудника к клиентам.
На что наткнётесь
Первое: канал напоминания. Оно уходит туда, где шёл разговор. В Telegram, WhatsApp или MAX это обычное сообщение; на сайте — сообщение в тот же чат виджета, и увидит его человек, только если снова откроет вашу страницу. Поэтому для записи есть смысл вести людей в мессенджер: там напоминание точно дойдёт.
Второе: длительность приёма — настройка, а не догадка сотрудника. Если чистка занимает сорок минут, а сложная процедура — два часа, обсудите на внедрении, как это разложить по календарю; иначе день будет нарезан одинаковыми окнами, и длинная процедура упрётся в следующую запись.
Третье: календарь заполняют все. Самый частый сбой — не в протоколе, а в администраторе, который записал по телефону в блокнот и «потом перенесёт». Для сотрудника этот слот свободен. Правило одно: запись существует, только если она в календаре.
На каких тарифах
Запись в календарь — «Департамент»: 39 990 ₽ в месяц, 10 сотрудников, 40 000 ответов, 15 операторов, обмен с 1С в том же тарифе; настройка 49 990 ₽ разово — обязательна. Для одиночного кабинета это много, и притворяться не будем: календарь уместен там, где записей десятки в день, а не десять в неделю. Ниже — «Команда» за 3 990 ₽ или «Стажёр» за 0 ₽: сотрудник собирает заявку на запись, а время подтверждает администратор. Для многих это честный первый шаг — увидеть, сколько людей вообще просят записать их в переписке.
Совет из практики
Прежде чем платить за календарь, поживите месяц с заявками на запись и посчитайте две цифры: сколько таких заявок приходит в неделю и сколько минут администратор тратит на подтверждение каждой. Перемножьте. Если получились часы — календарь объяснит себя сам. Если нет — заявки закрывают задачу, и внедрение можно отложить без сожалений.