Бухгалтер, у которого на ведении десятки компаний, меньше всего хочет отвечать в чате на «сколько стоит ведение ИП». Но именно так приходят новые клиенты. Это разбор для бухгалтерской фирмы: сценарий на возможностях платформы, конкретного клиента здесь нет. Речь о том, как отдать сотруднику первый разговор и не отдать ему то, за что отвечает бухгалтер.
Типичная картина
Пишут с сайта и в Telegram в конце квартала, когда у бухгалтера горячая пора: «сколько стоит ведение ООО на УСН», «мы на патенте, берёте?», «а если оборотов ноль». Одним числом не ответить — цена зависит от системы налогообложения, штата, оборотов и числа операций. Бухгалтер откладывает «на потом», а через три дня человек уже нашёл, кто ответил раньше. Второй поток — письма с запросом коммерческого предложения, которые лежат в ящике до пятницы.
Что делает ассистент
Квалифицирует. Вместо ответа на «сколько стоит» задаёт четыре вопроса, которые бухгалтер задаёт всегда: ИП или ООО, система налогообложения, сколько сотрудников, примерный оборот или число операций в месяц. Затем называет вилку из базы знаний — «ведение ИП на УСН без сотрудников — от такой-то суммы в месяц, точную цену назовём после разговора с бухгалтером» — и собирает контакт: компания, имя, телефон, почта.
Отвечает на то, что не требует бухгалтера: что входит в тариф, как передаются документы, работаете ли с ЭДО, что нужно для старта, сроки отчётности как факт календаря.
Почта здесь не второй канал, а первый. Сотрудник читает ваш ящик по IMAP через пароль приложения, отвечает письмом с вашего адреса в ту же нить, проверяет ящик каждую минуту, рассылки и автоответы пропускает. Адрес отправителя уходит в заявку, приложенный файл — в кабинет вместе с диалогом.
Границы
Сотрудник не консультирует по налогам. На «можно ли нам перейти на УСН» или «какую ставку выбрать» ответ — «это вопрос для бухгалтера, передаю запрос, с вами свяжутся». Не потому что платформа не умеет говорить о налогах, а потому что совет без знания ситуации клиента — ответственность фирмы. Финансовых советов тоже не даёт — только услуги, цены, порядок работы и запись на разговор. Границу пропишите в базе знаний отдельным ответом.
Сложности, к которым стоит готовиться
Первое: тарифы как вилки, а не сетка. Прайс по оборотам вкладывайте в базу целиком, но с правилом: «сумма за месяц зависит от числа операций и подтверждается после знакомства с учётом». Точная цена в чате, не совпавшая с договором, — испорченное первое впечатление.
Второе: первичка в чате. Люди будут присылать выписки и старые декларации, чтобы «прикинуть». Файлы приедут в кабинет, но сотрудник их не анализирует и состояние учёта не оценивает — пропишите заранее: «файлы получил, передаю бухгалтеру для оценки». ИНН и телефоны в свободном тексте перед отправкой в модель редактируются — [ID] и [PHONE]. Персональные данные хранятся в России. По умолчанию они не передаются в языковую модель.
Третье: заявка должна доехать до того, кто продаёт. С «Отдела» она уезжает лидом в Битрикс24 или сделкой с контактом в amoCRM: имя, телефон, почта, текст обращения, канал. Без CRM заявка живёт в кабинете и дублируется письмом владельцу — очереди между менеджерами внутри сервиса нет.
Сколько стоит
«Команда» — 3 990 ₽ в месяц: два сотрудника, 2 000 сообщений, почта и WhatsApp, свой ключ модели, если фирме нужен свой договор с провайдером. Для одной фирмы с одним-двумя менеджерами — достаточно.
«Отдел» — 12 990 ₽: 10 000 сообщений, пять операторов, Битрикс24, amoCRM, API. Для фирмы, где заявки живут в CRM и их разбирают несколько человек. Настройка под ключ 19 990 ₽ разово, обязательна. Оплата по счёту для юрлиц — ваш случай.
Как считать выгоду
Посчитайте, сколько первых разговоров в месяц бухгалтер проводит лично и сколько из них заканчиваются «мы подумаем». Это часы по цене часа бухгалтера. И сколько писем с запросом КП лежат в ящике дольше суток — это заявки, которые уже ушли туда, где ответили раньше. Сравните свои часы с тарифом.
С чего начать
Выпишите тарифы вилками по четырём параметрам квалификации, добавьте ответ-границу про налоговые консультации и подключите почту — с неё начнётся больше всего диалогов. Две недели читайте, что спрашивают, и дописывайте базу.